Firma rośnie, dokumentacja BHP przestaje być formalnością, a decyzja o tym, kto ma się nią zajmować, robi się coraz trudniejsza. Zatrudnić specjalistę na etacie? Powierzyć zadania komuś z zespołu? A może skorzystać z zewnętrznej obsługi BHP? Każda z tych opcji ma inny profil kosztów, inny zakres odpowiedzialności i inne ograniczenia prawne.
Wybór nie jest kwestią gustu. Kodeks pracy dokładnie określa, kto i w jakich warunkach może pełnić funkcję służby BHP, a przekroczenie pewnych progów zatrudnienia zmienia dostępne opcje. Ten artykuł pokazuje, jak wygląda każdy z modeli, jakie ma ograniczenia prawne i jakie kryteria warto wziąć pod uwagę przy wyborze.
Kto w ogóle musi zorganizować obsługę BHP?
Obowiązek zapewnienia realizacji zadań służby BHP dotyczy każdego pracodawcy zatrudniającego pracowników, niezależnie od wielkości firmy. Różni się jedynie forma, w jakiej ten obowiązek można spełnić.
Zasady reguluje art. 2311 Kodeksu pracy. W skrócie: im mniejsza firma i im niższa kategoria ryzyka zawodowego, tym więcej swobody w organizacji. Im większa firma, tym bardziej sformalizowany musi być sposób realizacji zadań BHP. Pełny przegląd progów zatrudnienia i wymagań kwalifikacyjnych znajdziesz w artykule Kto musi mieć służbę BHP? Progi zatrudnienia i wymogi kwalifikacyjne.
Trzy modele organizacji obsługi BHP
W praktyce funkcjonują trzy sposoby realizacji zadań służby BHP, które można łączyć w zależności od etapu rozwoju firmy.
Pracodawca wykonuje zadania samodzielnie
Dotyczy wyłącznie mniejszych firm spełniających konkretne warunki ustawowe (opisane niżej). Pracodawca musi ukończyć odpowiednie szkolenie i na bieżąco śledzić zmiany przepisów. To rozwiązanie tanie, ale obciąża właściciela dodatkowym obowiązkiem, który łatwo odłożyć na później, gdy bieżące sprawy operacyjne pochłaniają czas.
Zadania powierzone pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy
Osoba z zespołu, np. specjalista ds. kadr, kierownik produkcji czy pracownik administracyjny, przejmuje zadania BHP jako dodatkowy obowiązek obok swojej podstawowej roli. Wymaga to odpowiednich kwalifikacji i przeszkolenia, a w praktyce często oznacza, że BHP staje się zadaniem drugorzędnym, wykonywanym w międzyczasie.
Zewnętrzny specjalista lub firma BHP
Zadania służby BHP przejmuje podmiot zewnętrzny na podstawie umowy o stałą obsługę. Ten model pozwala uniknąć kosztów pełnego etatu, zapewnia dostęp do specjalisty na bieżąco i przenosi odpowiedzialność za śledzenie zmian przepisów na firmę zewnętrzną. Wymaga natomiast zaufania do dostawcy usługi i jasno określonego zakresu współpracy.
Kiedy pracodawca może sam pełnić funkcję służby BHP?
Zgodnie z art. 2311 §1 Kodeksu pracy, pracodawca posiadający ukończone szkolenie niezbędne do wykonywania zadań służby BHP może samodzielnie realizować te zadania, jeżeli spełnia jeden z dwóch warunków:
- zatrudnia do 10 pracowników, niezależnie od branży,
- zatrudnia do 50 pracowników i jest zakwalifikowany do grupy działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategoria ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu wypadkowym.
Druga przesłanka wymaga sprawdzenia, do jakiej kategorii ryzyka przypisana jest działalność firmy według klasyfikacji stosowanej przy naliczaniu składki wypadkowej ZUS. Firmy o wyższej kategorii ryzyka, typowo produkcyjne, budowlane czy związane z pracą na wysokości, nie mogą skorzystać z tej opcji nawet przy niewielkim zatrudnieniu.
Co się zmienia po przekroczeniu progu 100 pracowników?
Do 100 pracowników pracodawca powierza zadania służby BHP pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy albo specjaliście spoza zakładu, jeśli w firmie brakuje osoby o odpowiednich kompetencjach.
Po przekroczeniu 100 pracowników przepis wymaga utworzenia służby BHP jako odrębnej komórki organizacyjnej, pełniącej funkcje doradcze i kontrolne. W praktyce oznacza to dedykowane stanowisko lub dział podlegający bezpośrednio pracodawcy. Ustawa nie wyklucza jednoznacznie skorzystania ze specjalisty zewnętrznego również w tym przypadku (art. 2311 §2 dopuszcza taką możliwość przy braku kompetentnych pracowników wewnętrznych), jednak duże firmy najczęściej budują wewnętrzną strukturę BHP, uzupełnioną wsparciem zewnętrznym przy zadaniach specjalistycznych, np. pomiarach czynników szkodliwych czy szkoleniach dla większych grup pracowników.
Właściwy inspektor pracy ma prawo nakazać utworzenie służby BHP albo zwiększenie liczby jej pracowników, jeżeli uzna to za uzasadnione stwierdzonymi zagrożeniami zawodowymi, niezależnie od formalnego stanu zatrudnienia.
Z czego składają się koszty każdego modelu?
Porównanie kosztów nie sprowadza się do stawki godzinowej czy miesięcznego abonamentu. Warto spojrzeć na pełną strukturę wydatków.
Przy zatrudnieniu specjalisty na etacie liczy się nie tylko wynagrodzenie brutto, ale też składki ZUS po stronie pracodawcy, koszt szkoleń okresowych dla samego specjalisty, czas nieobecności (urlop, zwolnienie lekarskie), w którym zadania BHP nikt nie realizuje, oraz koszt stanowiska pracy. Dla firmy zatrudniającej kilkanaście lub kilkadziesiąt osób etat BHP bywa trudny do uzasadnienia, ponieważ obciążenie zadaniami nie wypełnia pełnego wymiaru czasu pracy.
Powierzenie zadań pracownikowi wewnętrznemu pozornie nic nie kosztuje, bo nie generuje nowego etatu. W praktyce oznacza to jednak rozproszenie uwagi tej osoby między dwa zakresy obowiązków, ryzyko zaniedbań przy piętrzeniu się zadań podstawowych oraz konieczność sfinansowania jej przeszkolenia.
Zewnętrzna obsługa BHP działa zwykle w modelu abonamentowym, zależnym od liczby pracowników, liczby lokalizacji i zakresu usług (wyłącznie dokumentacja i szkolenia czy pełna obsługa łącznie z pomiarami i oceną ryzyka). Stała opłata jest przewidywalna i nie wiąże się z dodatkowymi kosztami zatrudnienia, ale warto dokładnie sprawdzić, co obejmuje umowa, żeby uniknąć sytuacji, w której część zadań i tak trzeba zlecać osobno.
Zalety i ograniczenia poszczególnych modeli
Pracodawca samodzielnie.
Zalety: brak dodatkowych kosztów, pełna kontrola nad procesem. Ograniczenia: dostępny tylko przy niskim zatrudnieniu i niskiej kategorii ryzyka, ryzyko zaniedbań przy natłoku innych obowiązków, konieczność samodzielnego śledzenia zmian przepisów.
Pracownik wewnętrzny.
Zalety: znajomość specyfiki firmy, brak nowego stanowiska. Ograniczenia: zadania BHP jako drugorzędne wobec podstawowej roli, ograniczona specjalizacja, ryzyko przeciążenia przy rozwoju firmy.
Zewnętrzna obsługa BHP.
Zalety: dostęp do specjalisty na bieżąco, przeniesienie odpowiedzialności za aktualność wiedzy na dostawcę usługi, przewidywalny koszt, elastyczność przy zmianach w firmie. Ograniczenia: konieczność jasnego określenia zakresu umowy, mniejsza codzienna obecność specjalisty na miejscu niż przy etacie, choć wielu dostawców oferuje wizyty stacjonarne w ustalonym cyklu.
Jak wygląda współpraca z zewnętrzną obsługą BHP w praktyce?
Standardowy zakres umowy obejmuje prowadzenie i aktualizację dokumentacji BHP, organizację szkoleń wstępnych i okresowych wraz ze śledzeniem terminów ich ważności, przeprowadzanie oceny ryzyka zawodowego, reagowanie na wypadki przy pracy i kontakt z Państwową Inspekcją Pracy w imieniu firmy, a także bieżące doradztwo przy pytaniach i wątpliwościach.
Częstotliwość wizyt stacjonarnych i zakres raportowania ustala się indywidualnie, zależnie od wielkości firmy i charakteru zagrożeń. W firmach o wyższej kategorii ryzyka wizyty są zwykle częstsze, a zakres obsługi szerszy o elementy takie jak pomiary czynników szkodliwych na stanowiskach pracy.
Które kryteria powinny zdecydować o wyborze modelu?
Przy podejmowaniu decyzji warto uwzględnić kilka czynników jednocześnie, a nie tylko sam koszt.
Wielkość zatrudnienia i tempo wzrostu mają znaczenie, bo firma zbliżająca się do progu 10, 50 lub 100 pracowników powinna zaplanować zmianę modelu z wyprzedzeniem, zamiast reagować dopiero po jego przekroczeniu. Kategoria ryzyka zawodowego decyduje o tym, czy samodzielna realizacja zadań przez pracodawcę jest w ogóle prawnie dopuszczalna. Dostępność kompetencji wewnętrznych określa, czy w zespole jest osoba zdolna przejąć zadania BHP bez szkody dla swojej głównej roli. Liczba lokalizacji wpływa na złożoność obsługi, ponieważ firma z kilkoma oddziałami potrzebuje modelu, który obejmie każdy z nich spójnie. Historia kontroli i audytów pokazuje, czy dotychczasowy sposób organizacji BHP faktycznie działa, czy tylko istnieje na papierze.
Najczęściej zadawane pytania o wybór modelu obsługi BHP
Czy mała firma może w ogóle nie mieć żadnej formy obsługi BHP?
Nie. Obowiązek dotyczy każdego pracodawcy zatrudniającego pracowników, zmienia się jedynie dopuszczalna forma jego realizacji.
Czy można zmienić model w trakcie działania firmy?
Tak, i w praktyce jest to częste. Firma zaczynająca od samodzielnej realizacji zadań przez pracodawcę zwykle przechodzi na model wewnętrzny lub zewnętrzny w miarę wzrostu zatrudnienia.
Czy outsourcing BHP oznacza brak kontaktu ze specjalistą na miejscu?
Nie musi. Większość dostawców oferuje wizyty stacjonarne w ustalonym cyklu, a bieżące pytania obsługuje zdalnie, telefonicznie lub mailowo.
Czy zewnętrzna obsługa BHP zdejmuje z pracodawcy odpowiedzialność prawną?
Nie w pełni. Odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy zawsze spoczywa na pracodawcy. Zewnętrzny specjalista realizuje zadania operacyjne i doradcze, ale nie przejmuje odpowiedzialności ustawowej.
Czy firma zatrudniająca 15 osób w branży produkcyjnej może obsługiwać BHP samodzielnie?
Zależy od kategorii ryzyka. Jeśli firma jest zakwalifikowana do kategorii wyższej niż trzecia, samodzielna realizacja zadań przez pracodawcę nie jest dopuszczalna niezależnie od niskiego zatrudnienia.
Jeśli zastanawiasz się, który model sprawdzi się w Twojej firmie, Ekofit oferuje zewnętrzną obsługę BHP dopasowaną do wielkości i branży przedsiębiorstwa. Zadzwoń lub napisz, a wspólnie ustalimy zakres, który faktycznie odpowiada Twoim potrzebom.
Telefon: +48 44 307 06 86 E-mail: biuro@ekofit.pl lub wypełnij formularz kontaktowy