Klauzula informacyjna
Grupa EKOFIT sp. z o.o. oraz Polskie Centrum Szkoleniowe sp. z o.o.
Administratorami Twoich danych osobowych są:
- Grupa EKOFIT sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Bema 95, 97‑200 Tomaszów Mazowiecki – świadcząca usługi w zakresie BHP, ochrony przeciwpożarowej (PPOŻ) oraz ochrony danych osobowych (RODO),
- Polskie Centrum Szkoleniowe sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Taraszczyńska 73, 97‑330 Sulejów – prowadząca szkolenia, w szczególności szkolenia BHP, PPOŻ i z zakresu RODO.
W zależności od tego, z którą z powyższych spółek zawierasz umowę lub w sprawie, której kierujesz zapytanie, właściwym administratorem Twoich danych jest odpowiednia spółka z ww. listy (dalej łącznie: „Administrator”). Możesz skontaktować się z Administratorem pisząc na adres ul. Bema 95, 97‑200 Tomaszów Mazowiecki, telefonując pod numer 44 307 06 86 lub drogą elektroniczną na adres e‑mail: biuro@ekofit.pl.
Cele i podstawy przetwarzania danych
Twoje dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:
a) udzielenia odpowiedzi na Twoje zapytanie, prowadzenia bieżącej korespondencji oraz kontaktu w sprawie, której dotyczy Twoja wiadomość (w tym zapytań kierowanych drogą e‑mailową lub przez formularze kontaktowe) – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji z osobami zainteresowanymi jego ofertą lub współpracą),
b) podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy oraz realizacji zawartej umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
c) wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (w szczególności wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych, prawa pracy, przepisów BHP, PPOŻ oraz przepisów dotyczących ochrony danych osobowych) – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
d) ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na możliwości obrony swoich praw).
Usługi BHP, PPOŻ i RODO (Grupa EKOFIT)
W związku ze świadczeniem usług w zakresie BHP, ochrony przeciwpożarowej (PPOŻ) oraz ochrony danych osobowych (RODO) Grupa EKOFIT przetwarza dane osób kontaktowych klientów oraz uczestników zleconych działań (np. audyty, instrukcje, dokumentacja, konsultacje, doradztwo), w szczególności: imię i nazwisko, dane kontaktowe, stanowisko, informacje o pracodawcy/zlecającym, dane wynikające z dokumentacji BHP/PPOŻ/RODO przygotowywanej w ramach usługi. Dane te są przetwarzane w celu przygotowania i realizacji umowy, wywiązania się z obowiązków prawnych (m.in. z zakresu BHP, PPOŻ, ochrony danych) oraz w celu rozliczeń, archiwizacji dokumentacji i obrony przed roszczeniami – na podstawach wskazanych powyżej (art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO).
Szkolenia stacjonarne i online (PCS – w tym nagrywane szkolenia BHP, Teams)
Polskie Centrum Szkoleniowe przetwarza dane uczestników szkoleń (w szczególności szkoleń BHP, PPOŻ i RODO) w postaci: imienia i nazwiska, daty urodzenia lub PESEL (w zależności od podstawy prawnej wydania zaświadczenia), danych kontaktowych, informacji o pracodawcy/zlecającym, wyników testów/egzaminów, a w przypadku szkoleń online – również głosu, wizerunku (jeżeli uczestnik korzysta z kamery) oraz danych technicznych związanych z używaną platformą (np. nazwa użytkownika, adres e‑mail, obecność na liście uczestników).
Dane te są przetwarzane w następujących celach:
a) organizacji i przeprowadzenia szkolenia, potwierdzenia udziału oraz zrealizowania obowiązków w zakresie szkoleń (w tym BHP i PPOŻ) – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z przepisami prawa pracy, BHP i innymi właściwymi przepisami,
b) zapewnienia rozliczalności oraz możliwości wykazania prawidłowego przeprowadzenia szkolenia (w tym poprzez dokumentację oraz nagrywanie wybranych szkoleń online, np. w Microsoft Teams) – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu jakości i właściwej dokumentacji procesu szkoleniowego).
W przypadku nagrywania szkoleń online (np. w Microsoft Teams) nagranie może obejmować obraz i dźwięk prowadzącego, prezentowaną treść oraz – w zakresie wynikającym z konfiguracji spotkania oraz ustawień użytkownika – wizerunek i głos uczestników, a także ich dane identyfikacyjne (np. imię, nazwisko, nazwa konta) widoczne w interfejsie spotkania. Nagrania te nie są wykorzystywane w innych celach (np. marketingowych) ani publicznie udostępniane; dostęp do nich mają jedynie upoważnione osoby zaangażowane w organizację i prowadzenie szkoleń oraz obsługę systemów IT Administratora. Uczestnik ma możliwość ograniczenia przetwarzania swojego wizerunku poprzez wyłączenie kamery w trakcie szkolenia online; udział w szkoleniu nie jest uzależniony od włączenia kamery.
Okres przechowywania danych
Twoje dane będą przechowywane: przez czas prowadzenia korespondencji oraz przygotowania oferty, a następnie – w razie zawarcia umowy – przez okres jej realizacji, a po zakończeniu umowy przez okres przedawnienia roszczeń oraz przez czas wymagany przepisami prawa (w szczególności podatkowymi i rachunkowymi). Dane dotyczące realizacji usług BHP, PPOŻ i RODO oraz udziału w szkoleniach przechowywane są przez okres wymagany przepisami prawa (w szczególności przepisami BHP, PPOŻ, prawa pracy) oraz – w uzasadnionym zakresie – do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń związanych z przebiegiem usług lub szkoleń. Nagrania szkoleń online przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji powyższych celów (co do zasady nie dłużej niż przez okres wymagany do wykazania prawidłowego przeprowadzenia szkolenia i spełnienia obowiązków BHP/PPOŻ) i następnie są trwale usuwane.
Odbiorcy danych
Odbiorcami Twoich danych mogą być podmioty współpracujące z Administratorem przy realizacji umowy, usług BHP/PPOŻ/RODO lub obsłudze zapytań i szkoleń (m.in. dostawcy usług IT i hostingu, dostawcy platform do spotkań online, podmioty świadczące usługi księgowe, prawne, kurierskie, szkoleniowe) – w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów – oraz organy publiczne uprawnione na mocy przepisów prawa. Administrator co do zasady nie zamierza przekazywać Twoich danych do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych; jeżeli w związku z korzystaniem z określonych rozwiązań (np. usług chmurowych) przekazanie takie będzie konieczne, Administrator zapewni stosowanie odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez RODO.
Prawa osób, których dane dotyczą
Masz prawo żądać od Administratora dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, przenoszenia, a także ograniczenia przetwarzania. W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora, przysługuje Ci prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
W oparciu o Twoje dane osobowe Administrator nie będzie podejmował wobec Ciebie zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania.
* Profilowanie oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.